Het rouw protocol, draaiboek voor ondersteuning op het werk bij verlies.

Rouw is een menselijke, normale en zinvolle reactie op het verlies van een betekenisvolle persoon. Rouw is het proces van omgaan met het verlies. Dat vergt tijd. En dat laat sporen na bij de rouwende in heel zijn “zijn en doen”. Dat mag je heel letterlijk nemen: omgaan met het verlies van iemand betekenisvol verloopt via een slingerbeweging tussen bezig zijn met het verlies “zijn” en bezig zijn met het leven-an-sich “doen”. Hoe dat slingeren verloopt, is uniek. Maar van elke rouwende vergt dat energie: rouwenden zijn moe, kunnen zich moeilijk concentreren, zijn verdrietig, misschien boos, voelen zich leeg…

Als je dat weet, begrijp je meteen ook dat rouw niet stopt aan de toegangspoort van het werk. Je kan rouw niet stilleggen. Daarom is aandacht voor verlies en rouw op de werkvloer geen luxeproduct. Bovendien weten we dat aandacht, ruimte en structuren die een rouwende medewerker ondersteunen op het werk het welzijn van die medewerker verbetert, ziekteverzuim vermindert en de sfeer op het werk ten goede komt.

Ben je werkgever, leidinggevende of collega? Ieder van jullie speelt een belangrijke rol in het rouwproces. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je voor een rouwende medewerker? Hoe ondersteun je een team waarvan een collega overleden is? Waar houd je als leidinggevende of als collega het beste rekening mee?

Dit doe je door mee te slingeren tussen “doen” en “zijn”. Als daarboven nog de juiste voorwaarden aanwezig zijn in een organisatie kan je een rouwende collega op een goede manier ondersteunen. In dit draaiboek zetten we enkele tips op een rijtje. Het voorliggend draaiboek is ontstaan uit het samenbrengen van suggesties vanuit andere inspirerende draaiboeken en artikels (zie bij bronnen) Deze tips kunnen de basis vormen voor een organisatie-eigen draaiboek. Maak er eentje, zodat je niet in een acuut verliesmoment op zoek moet naar een handreiking. Maak er eentje, zodat het klopt met jullie bedrijfscultuur, met hoe jullie met elkaar omgaan. Maak er eentje, want niets doen is niet aan de orde. Door een handreiking op te maken heb je al een kader. Voel je je geruggesteund: is er iets te “doen”! Al is er “zijn” natuurlijk ook een gouden tip

STAP 1: Omgaan met de melding

• Er komt een melding over het overlijden van een naaste van een van je medewerkers.

• Diegene die de melding ontvangt, checkt of het bericht correct en volledig is.

STAP 2: Zorgzaam informeren

• Wanneer de getroffen medewerker aanwezig is op het werk, informeer je de getroffen medewerker. Neem hiervoor tijd, beluister wie hen nu kan steunen, wat hij/zij nodig heeft, wie hen thuis brengt.

• Je checkt bij de getroffen medewerker of die wil dat het overlijden bekend gemaakt wordt op zijn/haar afdeling. Je kijkt met hen wie geïnformeerd mag worden, wat er verteld mag worden en door wie de informatie gedeeld moet worden en wanneer.

• Ga hierbij voor open communicatie en dialoog. Overleg met de werknemer.

• Indien de medewerker akkoord is, wordt de melding doorgegeven aan de desbetreffende afdeling, de naaste collega’s en de manager. De directie en HRM worden geïnformeerd rond de afwezigheid van de medewerker:

Licht hen in over de situatie
Licht hen in over de afscheidsrituelen/ uitvaart, en of
aanwezigheid daarbij gewenst is
Geef hen ruimte om te reageren
Maak afspraken over attenties (bijv. persoonlijke
kaartjes, advertentie, bloemenkrans…), en contact
Wijs een contactpersoon aan: iemand die de
werknemer goed kent, die wat nauwer en persoonlijker
kan opvolgen. De leidinggevende volgt daarnaast ook
mee op.
Verdeel het werk en bespreek wie nog ingelicht moet
worden (denk aan klanten, directe afspraken…) en hoe
die ingelicht moeten worden.

STAP 3: Neem persoonlijk contact op

• De leidinggevende neemt persoonlijk contact op met de medewerker. Stuur niet gewoon een kaartje. Maar check of een bezoek gepast is. Neem tijd, luister. Stel gerust dat alles wat werk betreft nu kan wachten. Beluister ook of de werknemer nog administratieve vragen heeft, en verwijs door naar HR. Check tot slot of aanwezigheid op de uitvaart gewenst is

STAP 4: Woon de uitvaart bij

• Zorg voor bloemen of een attentie. Je kan denken aan een rouwregister dat je nadien aan de familie geeft.

• Als de rouwende medewerker de aanwezigheid op prijs stelt van collega’s op de uitvaart, maak dit dan mogelijk. Probeer als leidinggevende zeker aanwezig te zijn.

• Geef ruimte voor natijd voor collega’s om wat bij te praten, ook wanneer de collega’s terug op de werkvloer zijn en graag de niet-aanwezige collega’s willen inlichten

STAP 5: Blijf contact maken

• Ga na de uitvaart nog langs. Houd contact. Neem tijdens een bezoek tijd om in te checken, te luisteren. Hoe gaat het nu? Je hoeft niet per se over het werk te spreken, maar check of de werknemer vragen heeft, bekommernissen rond het werk. Of zij/ hij zelf nog hulp kan gebruiken van HR. Beluister of het ok is om geregeld in te checken.

• Blijf inchecken op de afgesproken manier. Toon je betrokkenheid.

• Ook de contactpersoon en andere collega’s worden uitgenodigd contact te houden met de werknemer, als deze dat op prijs stelt. Als leidinggevende check je ook bij hen in: hoe is dat voor hen? Blijven er dingen hangen? Ondersteun ook hen.

• Houd de collega’s op de hoogte.

STAP 6: Bereid werkhervatting voor

• Plan als leidinggevende een gesprek om te overleggen rond werkhervatting of verlenging van afwezigheid.

Geef opnieuw ruimte aan het verliesverhaal Bespreek hoe de werknemer aankijkt tegen werkhervatting. Wat lukt wel, wat niet? Is er meer tijd nodig? Maak stilaan ook plannen en geef perspectief.

Bereid samen de werkhervatting voor. Beluister wat de mogelijkheden, verwachtingen zijn. Kijk wat lukt binnen de organisatie en wees flexibel. Misschien doet het de ene werknemer deugd als er even naar een andere werkinvulling of -ritme kan gekeken worden. Misschien wil een andere juist net wel in de vertrouwdheid van een gekend werkritme terugkeren, en werkinhoud.

Luister, wees flexibel en vul niet in. Het is zoeken naar een evenwicht en vertrouwen. Gun je werknemer tijd en ruimte.

Bereid de werkhervatting ook samen met de naaste collega’s voor. Bespreek met het team hoe jullie het zullen aanpakken. Heel concreet: hoe starten we de dag, wat is er afgesproken met de werknemer rond werkinvulling en -timing, hoe en wie praat hem professioneel bij, wie is emotionele ruggensteun…

STAP 7: Voorzie steun bij werkhervatting en nazorg

Wees nabij. Vooral die eerste dag, en ook nadien. Die eerste dag is een spannende dag. Probeer er in persoon te zijn. Neem tijd om samen te starten, maak tijd vrij om bij te praten met collega’s.

• Check regelmatig in. Hoe is het? Hoe loopt het? Is er aanpassing nodig? Beluister hoe het algemeen en op het werk gaat – zet het zelfs eventueel in je agenda. Maar betuttel niet! Neem niet over of vul niet in.

• Zoek geregeld terug naar een evenwicht dat voor iedereen werkt: de werknemer, de naaste collega’s en de organisatie.

• Weet dat rouw geen einddatum kent. Wees geduldig. Een verlies grijpt in op wie men is, en op iemands functioneren, ook op het werk. Wees er dus attent op dat je werknemer nog lange tijd nadien rouwreacties kan ervaren: denk aan concentratieproblemen, …

• Plan ook momenten van herinneren en herdenken. Noteer in je agenda die ankermomenten – een klein berichtje of gebaar doen dan wonderen.

• Houd het team blijvend betrokken. Check ook in hoe het met hen is. Geef hen handvaten in hoe om te gaan met verdriet en verlies van een naaste collega, ook op langere termijn.

• Zorg goed voor jezelf: neem dit niet alleen op als leidinggevende.

• Zet in op die nazorg: de belangrijkste steun in een organisatie zit niet op korte maar op lange termijn.